lunes, 2 de noviembre de 2015

Auditoria de fórmulas

En el menú o ficha Formulas existe un grupo denominada Auditoria de fórmulas. Veamos sus opciones y algunos otros puntos de interés al trabajar con fórmulas.


Rastrear precedentes

Si nos situamos en una fórmula que se alimenta de datos previos, al pulsar sobre la opción Rastrear precedentes aparentaran unas flechas azules que nos muestran los datos que utiliza esta fórmula. Si se vuelve a presionar se mostrarán nuevas flechas que indican de qué otras celdas se alimentan las anteriores y así sucesivamente.


Rastrear dependientes

Si nos situamos en una celda que se utilice como datos en otra y otras posteriores, al pulsar sobre Rastrar dependientes se mostrarán una serie de flechas azules que llegan hasta todos las celdas que utilizan como datos la celda en la que estamos situados. Si seguimos pulsando sobre Resaltar dependientes aparecerán nuevas flechas azules que marcan el siguiente nivel y así sucesivamente.

Quitar flechas

Podemos eliminar todas las flechas azules que hemos generado.

Mostrar fórmulas

Esta opción nos permite ver las fórmulas en lugar del resultado de su cálculo. Si en la celda no existe una fórmula sino un dato, al pulsar sobre la opción Mostrar fórmulas lo que veremos es el datos despojado de su formato. Por ejemplo, las fechas se verán sin el formato fecha, se verán como el número de serie que utiliza Excel para contar las fechas. En el caso de los porcentajes al desaparecer su valore se verán en tanto por uno que es como trabaja Excel.

Para volver a la situación anterior simplemente se ha de volver a pulsar sobre Mostrar fórmulas y lo volveremos a visualizar como anteriormente se encontraba.



Comprobación de errores

Podemos rastrear los errores y obtener información sobre ellos. Uno de los errores más típicos es el que se produce al crear una Referencia circular. De este aspecto trataremos un poco más abajo.

Evaluar fórmula

Es una opción que nos permite evaluar las diferentes parte de una fórmula. Es muy útil cuando tenemos fórmulas de gran extensión y complejidad. En versiones anteriores esta versión no existía y lo hacíamos pulsando la tecla de función sobre el tramo de fórmula que deseábamos evaluar. Esto se comentan un poco más abajo en el apartado denominado F9.

Referencia circular

Es un error típico en Excel que se produce cuando se crea una fórmula en una celda que utiliza como argumento alguna otra celda que directamente o a través de otras llega a estar vinculada con la celda que pretendemos calcular. En ese caso se crea una cadena de vínculos que forman un círculo cerrado. Esto produce un error del cual Excel no avisa, indicando la celda implicada en el error, para que lo solucionemos, ya que en caso contrario los cálculo de ese conjunto de celdas y todas las relacionadas con ellas no son estables, puesto que cada vez que se realice un recálculo pueden llegar a variar.

Para obtener más información sobre ello y ver un ejemplo puede consultar el post Referencia circular.

F9

Cuando editamos una fórmula podemos hacerlo bien pulsando sobre ella con el ratón, haciendo doble click o bien, pulsando la tecla de función F2. Una vez que estamos en modo edición, podemos seleccionar con el ratón parte de una fórmula y si en ese momento pulsamos F9, la zona seleccionada se evaluará, y nos dará un valor numérico. Esta operación se puede seguir repitiendo sobre otras zonas de la fórmula y nos dará los valores numéricos que va tomando esa expresión. Si ahora pulsamos ENTER, hablemos perdido la fórmula original y quedarán validados los valores numéricos que estemos viendo. Para evitar perder la fórmula original debemos pulsar la tecla ESC, y así evitamos que esos valores numéricos queden permanentemente.

Consejo con los paréntesis

Es frecuente que al introducir fórmulas con muchos paréntesis resulte que al validar la fórmula nos de un error debido a que hemos olvidado cerrar algún paréntesis. Un truco que podemos emplear es que justo después de abrir un paréntesis, le cerramos y luego escribimos lo que debe llevar en su interior. De esta forma al abrir y cerrar cada paréntesis nos aseguramos de que van en parejas.

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